建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理是工程項(xiàng)目建設(shè)的有機(jī)組成部分。建設(shè)工程項(xiàng)目檔案直接反映了建設(shè)工程項(xiàng)目質(zhì)量,其與工程使用和管理有著十分緊密地聯(lián)系,工程的使用和管理始終離不開檔案的支持;建設(shè)工程項(xiàng)目檔案不僅對(duì)本身工程有著指導(dǎo)利用的作用,而且對(duì)其他同類工程的設(shè)計(jì)建設(shè)也有著重要的參考借鑒作用;建設(shè)工程項(xiàng)目檔案得到重復(fù)多次利用,是建設(shè)工程項(xiàng)目檔案活力和價(jià)值的體現(xiàn);建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié),其重要性更不言而喻。
二、提高建設(shè)工程文件管理水平的有效途徑
(一)加強(qiáng)政策宣傳
要做好項(xiàng)目工程文件管理工作,各部門的支持和合作是必不可少的。我們?cè)诮ㄔO(shè)工程項(xiàng)目檔案的收集過程中,要注重運(yùn)用規(guī)范、科學(xué)的技術(shù)手段,通過多方式、多渠道、多層次地宣傳檔案法律法規(guī)以及其重要性,積極主動(dòng)的開展檔案宣傳工作,使廣大工作人員真正認(rèn)識(shí)到做好建設(shè)工程項(xiàng)目檔案工作的重要意義,真正了解各自應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)。
(二)提高隊(duì)伍素質(zhì),增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)
“工欲善其事,必先利其器”,學(xué)習(xí)能提高個(gè)人素質(zhì),提升我們的道德素養(yǎng),進(jìn)而不斷提高自身解決工作實(shí)際問題的能力。無(wú)論是專業(yè)的還是兼職的文件管理者,都要加強(qiáng)文件工作的職業(yè)道德建設(shè),自覺確立愛崗敬業(yè),默默獻(xiàn)出意識(shí),在思想上真正愛文件工作的工作風(fēng)格建設(shè),加強(qiáng)自己辛苦,為基層服務(wù)的意識(shí),加強(qiáng)工作的責(zé)任感和使命感,終身學(xué)習(xí),終身教育的思想觀念,培訓(xùn)與自學(xué)相結(jié)合,向領(lǐng)導(dǎo)、同事學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)他們良好的工作方法和工作經(jīng)驗(yàn)
(3)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),完善制度建設(shè)
加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),堅(jiān)持工程項(xiàng)目建設(shè)和工程文件管理雙手抓住,健全管理網(wǎng)絡(luò)。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)將設(shè)計(jì)、施工、建立等各參與單位納入管理網(wǎng)絡(luò),建立文件領(lǐng)導(dǎo)小組和文件工作小組,明確管理領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任部門和工作人員,對(duì)本系統(tǒng)文件管理工作履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的責(zé)任。以綜合檔案室為紐帶,開展工程檔案監(jiān)督管理和具體業(yè)務(wù),順利管理檔案機(jī)構(gòu)和各檔案生成部門和部門管理系統(tǒng),明確責(zé)任。完善制度建設(shè),建立健全文件管理和建設(shè)工程文件備案等各項(xiàng)工作制度,將制度細(xì)分為各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)程序,確保文件管理工作有章可循,有法可依,達(dá)到規(guī)范化管理目標(biāo)。
制定《建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理辦法》、《檔案管理人員崗位責(zé)任制》、《檔案工作保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案查閱暫行規(guī)定》、《檔案歸檔制度》、《歸檔范圍、分類方案及保管期限表》、《檔案分類編號(hào)規(guī)定》、《檔案修改補(bǔ)充制度》、《檔案檢索及機(jī)房管理制度》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案鑒定與銷毀制度》、《電子檔案管理制度》、《檔案管理考核辦法(暫行)》等一系列規(guī)章制度。從文件的收集、整理、立案、存檔、保管、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用、銷毀、安全保密等工作的各個(gè)環(huán)節(jié),建立健全完善的制度和有效措施,將制度的執(zhí)行情況納入文件工作人員崗位責(zé)任制進(jìn)行審查,進(jìn)一步規(guī)范、細(xì)分文件管理工作,依法將文件工作納入法制化的管理軌道。
三、加強(qiáng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的新舉措
(一)強(qiáng)化責(zé)任考核,加強(qiáng)跟蹤指導(dǎo)
建立檔案目標(biāo)管理考核機(jī)制,把檔案管理工作納入綜合考核范疇。結(jié)合競(jìng)爭(zhēng)、符合標(biāo)準(zhǔn)、創(chuàng)優(yōu)、評(píng)價(jià)等活動(dòng),加強(qiáng)評(píng)價(jià)激勵(lì)。在領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)、人員素質(zhì)、資金執(zhí)行、制度完善、收集完善、質(zhì)量整理等環(huán)節(jié)加大審查力度,不斷加強(qiáng)參加者文件責(zé)任意識(shí),推進(jìn)文件工作責(zé)任制管理。跟蹤指導(dǎo)是文件部門在收集工程項(xiàng)目文件時(shí)掌握第一手資料的必要條件,也是規(guī)范竣工資料的重要手段。工程文件產(chǎn)生貫穿工程項(xiàng)目的招標(biāo)、招標(biāo)、施工和竣工的全過程。文件部門應(yīng)根據(jù)年度工程進(jìn)度計(jì)劃內(nèi)容,制定相應(yīng)的跟蹤指導(dǎo)計(jì)劃,從工程項(xiàng)目施工開始派專業(yè)技術(shù)人員跟蹤指導(dǎo),對(duì)該工程竣工文件的交付檢查提出明確要求,切實(shí)控制工程竣工文件。對(duì)于不按規(guī)定執(zhí)行的公司,工程竣工檢查記錄后未提交文件的公司,立即提出書面整改意見,仍未按時(shí)提交的,按規(guī)定給予適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)處罰,嚴(yán)重執(zhí)行責(zé)任追究制度。
(二)加強(qiáng)崗位技能培訓(xùn),提高人員業(yè)務(wù)水平
與工程建設(shè)相關(guān)的設(shè)計(jì)、監(jiān)理、承包、施工部門多數(shù)人員無(wú)法認(rèn)識(shí)工程文件的重要性,缺乏系統(tǒng)的文件工作技能,因此加強(qiáng)這些人員的培訓(xùn)非常重要。具體來說,通過多種渠道,可以采用多種方者檔案人員進(jìn)行專業(yè)建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),介紹有關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)和各管理制度,對(duì)建設(shè)工程檔案的收集范圍、整理要求、交貨時(shí)間和竣工檔案檢驗(yàn)的基本要求進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)指導(dǎo)。這樣,各參建單位檔案管理人員在增強(qiáng)檔案管理意識(shí)的同時(shí),也可以提高檔案管理工作水平,為工程檔案收集齊全、規(guī)范整理、安全保管和有效利用發(fā)揮了重要的作用。
(3)建立重大工程項(xiàng)目竣工文件備案工作協(xié)調(diào)組
建設(shè)工程項(xiàng)目文件的形成貫穿于項(xiàng)目立項(xiàng)、評(píng)價(jià)、設(shè)計(jì)到施工、竣工、交付使用的全過程,文件資料的形成、積累、備案是一個(gè)復(fù)雜的過程,其中涉及一些部門、多個(gè)環(huán)節(jié)和多個(gè)專業(yè),備案范圍包括建設(shè)項(xiàng)目前期文件、招標(biāo)文件、施工文件、監(jiān)理文件和竣工驗(yàn)收文件比較大的工程項(xiàng)目,必須設(shè)立竣工文件協(xié)調(diào)組。一般由計(jì)劃部門、工程部門、財(cái)務(wù)部門、文件部門、設(shè)計(jì)部門、施工部門、監(jiān)理等構(gòu)成,協(xié)調(diào)各方面的工作,保證工程項(xiàng)目竣工資料備案的順利進(jìn)行。
(4)提高建設(shè)工程文件管理信息化水平
建設(shè)工程文件管理應(yīng)提高信息化水平,提高文件管理效率。一方面,加快紙質(zhì)文件數(shù)字化整理,另一方面,嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)電子文件的備案和管理規(guī)范、文件數(shù)字技術(shù)規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一建設(shè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù),統(tǒng)一文件信息的備案存儲(chǔ)格式,在信息技術(shù)條件下全面收集各種文件,安全保管各參建單位在將檔案條目錄入的同時(shí),所有資料電子文件通過掃描等形式一并上傳數(shù)字檔案館,從而通過網(wǎng)絡(luò)就能實(shí)現(xiàn)檔案便捷快速的查閱和利用,真正做到檔案內(nèi)容的現(xiàn)代化、數(shù)字化管理。
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