1、系統(tǒng)思維不足，各方自行備案

水務(wù)工程項目從立項、施工到檢查運行，分為不同階段，由不同部門完成。水務(wù)文件也由不同階段的文件資料總結(jié)而成。這些不同階段、不同部門形成的水務(wù)項目資料實際上是該項目的有機(jī)組成部分，前后連接。不同部門負(fù)責(zé)的各模塊中的工作，形成的也是專業(yè)資料，但項目建設(shè)部門作為該工程的負(fù)責(zé)人、承包人、組織者，系統(tǒng)、整體地看待項目資料，將分布在各部門的資料作為該項目資料的有機(jī)構(gòu)成部分，及時催促有關(guān)部門提交資料，保證該項目資料的完整性。

部分項目建設(shè)部門不重視文件工作，無法從全局、全工程建設(shè)的角度系統(tǒng)考慮備案工作，無視各部門形成的資料，分散在各家。這引起了問題。也就是說，各個文件管理的工作有偏差，有的立即存檔，有的丟棄，有的形成文件，有的只是零散的資料。這樣，就不能形成有價值的項目文件。水務(wù)工程文件工作缺乏系統(tǒng)思維的另一個表現(xiàn)是項目建設(shè)者只是被動地接受從各方面提交的資料，對方提交的話接受什么，是否完整，是否有遺漏等，一部分建設(shè)者沒有建立各方面提交文件的制度，各方面自己保管。一旦后，后期補充困難，工程文件無法形成有機(jī)、系統(tǒng)的聯(lián)系，無法如實反映工程整體的概況。

2、工程資料束高閣無法有效利用

收集項目資料后的第二項工作是編輯、加工資料，以靜態(tài)、雜亂的資料一定的形式整理、轉(zhuǎn)換、加工為系統(tǒng)文件資源，特別是形成搜索工具如果檔案資源沒有分類，只是雜亂地堆積在檔案室里，沒有方便的搜索方法，隨著時間的推移，它們變成了舊紙堆，沒有人感興趣。特別是水務(wù)工程資料，種類繁多，形式多樣，占有面積大，專業(yè)性強(qiáng)，沒有專業(yè)編輯和加工，就找不到，只能被束縛的高閣，當(dāng)然不能說利用問題。在現(xiàn)實工程文件管理實踐中，有些工程文件長期堆積在文件室，有些人需要利用文件，通常由于各種原因拒絕，不得不去文件室尋找。這種存檔方式顯然與信息社會資源共享的時代特征和水務(wù)建設(shè)事業(yè)發(fā)展形勢不適應(yīng)，限制了存檔發(fā)揮應(yīng)有的價值和作用。因此，現(xiàn)代文件信息資源的利用服務(wù)模式發(fā)生了很大變化，靜態(tài)文件需要活，文件不再被文件館(室)封印。如果水務(wù)工程文件無法有效利用，不僅浪費資源，還可能對建設(shè)周期發(fā)生的問題、責(zé)任劃分發(fā)揮證明書的作用，失去其應(yīng)有的價值。

3、人員未到

現(xiàn)實水務(wù)文件工作中出現(xiàn)的資料丟失、未及時歸檔、散落、未利用等問題，歸根結(jié)底是沒有專家專門從事這項工作。長期以來，檔案保管被認(rèn)為是一項枯燥無味、簡單機(jī)械的工作，工作人員就像普通的倉管員一樣，無需專業(yè)知識，任何人都可從事。因此，很多項目沒有配備專職的文件工作人員，文秘工作人員兼任，建設(shè)者是這樣的。施工人員、監(jiān)理人員自己不是組織者，承擔(dān)的只有工程的某個模塊，沒有配置文件人員。工程文件與通常的文件文件大不相同，專業(yè)性更強(qiáng)，秘書工作人員無法管理工程文件，二是心靈富裕，缺乏專業(yè)知識，特別是水務(wù)工程項目包括大量專業(yè)圖紙，這些圖紙如何保管，如何折疊人員不足，沒有人組織文件工作。文件的規(guī)范化、完整化管理無法談?wù)摗?/p>

二、提高水務(wù)工程文件工作水平的途徑

1、制定行業(yè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范備案工作

隨著中國水務(wù)事業(yè)的快速發(fā)展，水務(wù)工程建設(shè)項目越來越多，形成的文件越來越多，但面臨的現(xiàn)實困難之一是庫存壓力的增大。水務(wù)工程文件庫存容量和日益增加的文件數(shù)量形成了需要解決的矛盾，特別是行政水平高的文件部門需要保管從部下部門提交的工程文件，這些工程文件中重復(fù)性的資料很多，例如監(jiān)理方、施工方的文件包括項目整體的合同文件、設(shè)計方案、施工方案、進(jìn)度表等，這些都是建設(shè)方向施工方、監(jiān)理方提供工作需求的，具有同一性，整個工程只需保管一份即可。這些文件都很厚，占有空間很大，保存各個模塊的話，會發(fā)生重復(fù)存檔的問題，倉庫的壓力很大。因此檔案保管部門應(yīng)從實際情況出發(fā)，站在整個工程項目系統(tǒng)、宏觀的角度，對各檔案形成主體提出統(tǒng)一的規(guī)范要求，明確哪些案卷需保存，列入檔案范疇，哪些材料只作為一般資料由下屬單位負(fù)責(zé)保管即可，無需歸檔，減少歸檔數(shù)量，避免重復(fù)歸檔。作為工程資料備案工作的負(fù)責(zé)人，建設(shè)部門應(yīng)及時準(zhǔn)確地收集、整理工程建設(shè)過程中形成的資料，有目標(biāo)，有期限。

2、形成電子搜索，方便使用

文件管理的目的不是讓文件堆積在倉庫里，而是為了保管而保管。水務(wù)文件記錄了水務(wù)建設(shè)的發(fā)展歷史，包括豐富的氣象、地質(zhì)、水文資料，這些資料對今后當(dāng)?shù)毓こ添椖拷ㄔO(shè)有很大的參考價值，可以避免重復(fù)測量、重復(fù)建設(shè)、重復(fù)研究等問題造成的人力、物力、財力等資源浪費。水務(wù)文件開發(fā)利用后，可以轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實生產(chǎn)力。因此，水務(wù)工程文件管理工作不應(yīng)使文件成為舊紙堆，而應(yīng)使其活。這必須編輯水務(wù)文件，形成完整、系統(tǒng)的文件，同時豐富水務(wù)工程文件的信息檢索內(nèi)容，建立目錄中心，提高文件的電子檢索水平，滿足不同人群、不同機(jī)構(gòu)對文件資源的利用需求。這也是一個雙向的過程。越來越多的人可以從水務(wù)文件中獲得有用的信息，體驗水務(wù)文件的工作價值時，相應(yīng)地支持水務(wù)文件的工作，更加自覺積極地存檔工作中的資料，統(tǒng)一保管利用。

3、負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)文件工作

工程建設(shè)通常實施項目制，員工由于項目組織，項目結(jié)束后，員工解散。如果相關(guān)文件數(shù)據(jù)不及時歸檔，很可能會丟失或丟棄，導(dǎo)致文件不完整，影響以后的存放和利用。因此，文件管理工作應(yīng)納入工程項目管理工作不可或缺的構(gòu)成部分，專家負(fù)責(zé)文件的收集、立案、保管、利用、保密等相關(guān)工作，負(fù)責(zé)人。從我們公司的實踐來看，我們公司為了確保工程資料及時備案，各項設(shè)立專業(yè)資料負(fù)責(zé)人，專業(yè)人員協(xié)調(diào)測量、設(shè)計、施工、監(jiān)理等各方面的秘書負(fù)責(zé)人及時收集、整理各模塊工作資料，提出要求，交接資料，制作交接記錄，統(tǒng)一總結(jié)、編輯。

專職檔案工作人員除匯總各單位匯總的檔案外，還負(fù)責(zé)立案階段、項目準(zhǔn)備階段、項目試運行階段、項目驗收階段的項目資料收集、整理和立案。其工作應(yīng)參與整個工程建設(shè)過程，與項目建設(shè)同步。即項目每個階段的工作一完成，該階段的案卷應(yīng)立卷歸檔，比如立項通過審批，立項資料在幾個工作時限內(nèi)應(yīng)收集到位，通過驗收，驗收資料在一定的時間內(nèi)需整理到位，以保證資料及時歸檔，確保檔案的完整和系統(tǒng)，避免檔案流落在外，等項目結(jié)束后無從查找的問題。結(jié)語水務(wù)工程檔案是水務(wù)工作者勞動智慧的結(jié)晶。其檔案工作與合同管理、施工管理、投資管理等相同，是完成工程建設(shè)任務(wù)不可或缺的重要管理手段，同時也是水務(wù)工程建設(shè)單位的主要責(zé)任。水務(wù)工程文件工作的各個環(huán)節(jié)與工程建設(shè)任務(wù)密切相關(guān)。提高文件管理水平，進(jìn)行規(guī)范化管理，可以更好地為水務(wù)工程建設(shè)提供服務(wù)。

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